Política de privacidad
Esta política explica qué datos personales trata Aethergrid SRLS cuando visitas talkzen.io o usas la plataforma Talkzen, por qué los trata y qué puedes exigirnos. Está escrita para leerse, no para soportarse.
01Quién responde de tus datos
El responsable del tratamiento es Aethergrid SRLS, sociedad con domicilio en Italia, IVA IT06439890655, que opera el servicio Talkzen y el sitio talkzen.io.
Para cualquier asunto de esta política — dudas, reclamaciones o el ejercicio de tus derechos — escribe a privacy@talkzen.io. Respondemos en 30 días, y normalmente mucho antes.
Aquí importan dos papeles distintos, y confundirlos causa casi toda la confusión sobre privacidad en el SaaS. Para los datos de tu cuenta — nombre, email, facturación — el responsable somos nosotros. Para las conversaciones que tus clientes tienen con tu agente Talkzen, el responsable eres tú y nosotros solo somos el encargado: tratamos esos datos siguiendo tus instrucciones y sin ninguna finalidad propia.
02Qué recogemos
Recogemos tres tipos de datos, y nada más:
| Categoría | Qué contiene | De dónde viene |
|---|---|---|
| Datos de la cuenta | Nombre, email de trabajo, razón social, hash de la contraseña, idioma preferido, plan. | De ti, al registrarte. |
| Datos de facturación | Dirección de facturación, NIF/CIF, historial de facturas, últimos cuatro dígitos y marca de la tarjeta. | De ti y de nuestro procesador de pagos. El número completo de la tarjeta ni lo vemos ni lo guardamos. |
| Datos de uso | Páginas vistas, funciones usadas, número de conversaciones, registros de error, dirección IP, tipo de navegador y dispositivo. | De forma automática, mientras usas el sitio y la plataforma. |
Cuando nos escribes desde el formulario de contacto guardamos además tu nombre, email, empresa, el propio mensaje y la dirección IP de origen. La IP solo sirve para que funcione el límite de envíos y para investigar abusos.
No pedimos ni queremos categorías especiales de datos — salud, creencias, opiniones políticas, biometría. Por favor, no los incluyas en un ticket de soporte.
03Por qué los tratamos, y con qué base jurídica
Todo tratamiento necesita una base jurídica según el artículo 6 del RGPD. Las nuestras son:
- Para prestar el servicio (contrato, art. 6.1.b). Crear tu cuenta, ejecutar tus agentes, entregar los mensajes, facturarte y atender tus solicitudes de soporte. Sin estos datos no hay servicio.
- Para mantener el servicio seguro y en funcionamiento (interés legítimo, art. 6.1.f). Límites de frecuencia, detección de fraude y abuso, diagnóstico de errores, planificación de capacidad y analítica agregada de producto. Hemos ponderado este interés frente a los tuyos y hemos mantenido los datos al mínimo y por poco tiempo.
- Para cumplir obligaciones legales (art. 6.1.c). Facturas y registros contables que la ley italiana nos obliga a conservar.
- Con tu consentimiento (art. 6.1.a). Cookies no esenciales y correo de marketing. Puedes retirarlo cuando quieras, y retirarlo es tan fácil como darlo.
No tomamos decisiones sobre ti por medios automatizados que produzcan efectos jurídicos, y no te perfilamos con fines publicitarios.
04Los datos que tus clientes envían a través de la plataforma
Cuando un cliente tuyo escribe a tu agente Talkzen, esa conversación es un dato tuyo, no nuestro. La almacenamos y la tratamos únicamente para prestar el servicio que nos has pedido.
En concreto: no leemos tus conversaciones, salvo que nos lo pidas por soporte y nos des acceso; no las vendemos; y no las usamos para entrenar modelos de los que se beneficie otro cliente. Tu contenido no entrena nada fuera de tu propia cuenta.
Como responsable de esos datos, te corresponde tener una base jurídica para recogerlos e informar a tus propios clientes de qué se hace con ellos. Un acuerdo de encargo del tratamiento que cubre nuestra parte está disponible a petición y va incluido por defecto en los contratos Enterprise.
05Quién más toca los datos
Trabajamos con un número reducido de subencargados, cada uno vinculado por un contrato con cláusulas conformes al RGPD:
- Proveedores de alojamiento e infraestructura, en la Unión Europea, que albergan nuestros servidores y bases de datos.
- Un procesador de pagos que gestiona los datos de la tarjeta, de modo que nunca lleguen a nosotros.
- Un proveedor de correo transaccional, para restablecer contraseñas, notificaciones y el formulario de contacto.
- Las plataformas de mensajería que decidas conectar — WhatsApp, Meta, Telegram y las demás — que necesariamente reciben los mensajes que haces pasar por ellas, según sus propios términos.
La lista actualizada, con nombres y ubicaciones, está disponible escribiendo a privacy@talkzen.io. No vendemos datos personales a nadie, y nunca lo hemos hecho.
06Dónde se guardan los datos
Los datos de cuenta, los de facturación y el contenido de las conversaciones se guardan en servidores situados en la Unión Europea.
Algunos subencargados pueden tratar datos limitados fuera del EEE. Cuando ocurre, la transferencia queda cubierta por las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea o por una decisión de adecuación, y limitamos los datos implicados a lo que el servicio realmente necesita.
07Cuánto tiempo los conservamos
| Dato | Conservación |
|---|---|
| Datos de la cuenta | Mientras la cuenta esté abierta, y 30 días tras su cierre. |
| Contenido de las conversaciones | Mientras la cuenta esté abierta, o el plazo menor que configures. Se borra en 30 días desde el cierre. |
| Facturas y contabilidad | Diez años, como exige el artículo 2220 del Código Civil italiano. |
| Registros de servidor y seguridad | 12 meses. |
| Mensajes del formulario de contacto | 24 meses, o hasta que nos pidas borrarlos. |
| Direcciones IP del formulario | Una hora, solo para el límite de envíos. |
Al vencer el plazo el dato se borra o se anonimiza de forma irreversible. Las copias de seguridad rotan según su propio ciclo y se renuevan por completo en 90 días.
08Comunicación a terceros
Más allá de los subencargados listados arriba, solo comunicamos datos personales cuando estamos jurídicamente obligados por una orden válida de una autoridad competente, cuando es necesario para formular o defender una reclamación, o cuando una fusión o adquisición transfiere el negocio — en cuyo caso se te avisaría antes de que cambiara nada, y las mismas garantías acompañarían a los datos.
No compartimos datos con redes publicitarias ni con intermediarios de datos.
09Cómo los protegemos
La seguridad es un conjunto de prácticas, no un sello. Las nuestras incluyen:
- TLS 1.2 o superior en cada conexión, con HTTP redirigido estrictamente a HTTPS.
- Cifrado en reposo para bases de datos y copias de seguridad.
- Contraseñas guardadas solo como hash con sal, nunca en una forma que podamos revertir.
- Acceso a producción limitado al personal designado que lo necesita, con credenciales individuales y autenticación multifactor.
- Bases de datos de aplicación y servicios internos ligados a la interfaz local e inalcanzables desde internet.
- Accesos administrativos registrados y actualización periódica del sistema operativo y las dependencias.
Si una brecha llegara a poner en riesgo tus derechos, la notificaríamos al Garante per la protezione dei dati personali, la autoridad de control italiana, en 72 horas y te lo diríamos directamente sin dilación indebida.
10Tus derechos
Conforme al RGPD puedes exigirnos que:
- Te demos acceso a los datos personales que tenemos sobre ti, y una copia de ellos.
- Rectifiquemos lo que sea inexacto o incompleto.
- Suprimamos tus datos, cuando no tengamos una obligación prevalente de conservarlos.
- Limitemos el tratamiento mientras se resuelve una discusión sobre exactitud o licitud.
- Portemos tus datos a otro proveedor en un formato estructurado y legible por máquina.
- Te opongas al tratamiento basado en nuestro interés legítimo, incluida cualquier elaboración de perfiles.
- Retires el consentimiento cuando quieras, sin afectar a lo que fue lícito antes de retirarlo.
Escribe a privacy@talkzen.io y actuaremos en 30 días. No hay coste alguno, salvo solicitudes manifiestamente infundadas o repetitivas.
Si crees que nos hemos equivocado, puedes reclamar ante el Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o ante la autoridad de control de donde vivas. Preferiríamos que nos lo dijeras antes a nosotros, pero es tu derecho en cualquier caso.
11Cookies
El sitio usa cookies estrictamente necesarias y entradas de almacenamiento local para recordar tu idioma y tu elección sobre cookies. Las de analítica y marketing siguen apagadas hasta que las actives, y puedes cambiar de opinión cuando quieras desde el enlace del pie de página.
La lista completa, con nombres y duraciones, está en la política de cookies.
12Menores
Talkzen es una herramienta de trabajo y no se dirige a menores. No recogemos conscientemente datos de personas menores de 16 años. Si crees que un menor nos ha dado datos personales, escribe a privacy@talkzen.io y los borraremos.
13Cambios en esta política
Si cambiamos esta política actualizaremos la fecha de la parte superior. Cuando un cambio afecte de forma sustancial a tus derechos, lo comunicaremos por email a los titulares de cuenta al menos 30 días antes de que surta efecto, para que tengas tiempo de oponerte o de marcharte.
Dudas sobre cualquier punto: privacy@talkzen.io, o el formulario de contacto.
¿Quieres probarlo?
El plan gratuito no le pide la tarjeta a nadie.