Informativa privacy

01Chi risponde dei tuoi dati

Il titolare del trattamento è Aethergrid SRLS, società con sede in Italia, P. IVA IT06439890655, che gestisce il servizio Talkzen e il sito talkzen.io.

Per qualsiasi cosa riguardi questa informativa — domande, reclami o l'esercizio dei tuoi diritti — scrivi a privacy@talkzen.io. Rispondiamo entro 30 giorni, di solito molto prima.

02Cosa raccogliamo

Raccogliamo tre tipi di dati, e nulla oltre:

Quando ci scrivi dal modulo contatti conserviamo anche nome, email, azienda, il messaggio stesso e l'indirizzo IP da cui è partito. L'IP serve solo a far funzionare il limite di invii e a indagare eventuali abusi.

Non chiediamo e non vogliamo categorie particolari di dati — salute, convinzioni, opinioni politiche, dati biometrici. Ti preghiamo di non inserirli in un ticket di assistenza.

03Perché li trattiamo, e su quale base giuridica

Ogni trattamento richiede una base giuridica ai sensi dell'art. 6 GDPR. Le nostre sono:

• Per erogare il servizio (contratto, art. 6.1.b). Creare il tuo account, far girare i tuoi agenti, consegnare i messaggi, emettere fattura, rispondere alle tue richieste di assistenza. Senza questi dati non c'è servizio.
• Per mantenere il servizio sicuro e funzionante (legittimo interesse, art. 6.1.f). Limiti di frequenza, rilevamento di frodi e abusi, diagnosi degli errori, pianificazione della capacità, analisi aggregate di prodotto. Abbiamo bilanciato questo interesse con i tuoi e tenuto i dati al minimo e per poco tempo.
• Per adempiere a obblighi di legge (art. 6.1.c). Fatture e scritture contabili che la legge italiana ci impone di conservare.
• Con il tuo consenso (art. 6.1.a). Cookie non essenziali ed email di marketing. Puoi revocare il consenso quando vuoi, e revocarlo è facile quanto darlo.

Non prendiamo decisioni sul tuo conto con mezzi automatizzati che producano effetti giuridici, e non ti profiliamo a scopi pubblicitari.

04I dati che i tuoi clienti inviano attraverso la piattaforma

Quando un tuo cliente scrive al tuo agente Talkzen, quella conversazione è un tuo dato, non nostro. La conserviamo e la trattiamo solo per erogare il servizio che ci hai chiesto.

In quanto titolare di quei dati, sei tu a dover avere una base giuridica per raccoglierli e a dover informare i tuoi clienti su cosa ne viene fatto. Un accordo sul trattamento dei dati che copre la nostra parte è disponibile su richiesta ed è incluso di default nei contratti Enterprise.

05Chi altro tocca i dati

Ci avvaliamo di un numero ristretto di sub-responsabili, ciascuno vincolato da un contratto con clausole conformi al GDPR:

• Fornitori di hosting e infrastruttura, nell'Unione Europea, che ospitano i nostri server e database.
• Un processore di pagamento che gestisce i dati della carta, così che non arrivino mai a noi.
• Un fornitore di email transazionali, per reimpostazione password, notifiche e modulo contatti.
• Le piattaforme di messaggistica che scegli di collegare — WhatsApp, Meta, Telegram e le altre — che necessariamente ricevono i messaggi che ci fai transitare, secondo i loro termini.

L'elenco aggiornato, con nomi e sedi, è disponibile scrivendo a privacy@talkzen.io. Non vendiamo dati personali a nessuno, e non l'abbiamo mai fatto.

06Dove sono conservati i dati

Dati dell'account, dati di fatturazione e contenuto delle conversazioni sono conservati su server situati nell'Unione Europea.

Alcuni sub-responsabili possono trattare dati limitati fuori dallo SEE. Quando accade, il trasferimento è coperto dalle Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea o da una decisione di adeguatezza, e teniamo i dati coinvolti a ciò che il servizio richiede davvero.

07Per quanto tempo li conserviamo

Alla scadenza del termine il dato viene cancellato o reso anonimo in modo irreversibile. I backup ruotano secondo il loro ciclo e si rinnovano completamente entro 90 giorni.

08Comunicazione a terzi

Oltre ai sub-responsabili elencati sopra, comunichiamo dati personali solo quando siamo giuridicamente obbligati da un ordine valido di un'autorità competente, quando è necessario per accertare o difendere un diritto in giudizio, oppure quando una fusione o acquisizione trasferisce l'azienda — nel qual caso saresti informato prima che qualcosa cambi, e le stesse tutele seguirebbero i dati.

Non condividiamo dati con circuiti pubblicitari o broker di dati.

09Come li proteggiamo

La sicurezza è un insieme di pratiche, non un bollino. Le nostre comprendono:

• TLS 1.2 o superiore su ogni connessione, con HTTP reindirizzato rigidamente a HTTPS.
• Cifratura a riposo per database e backup.
• Password conservate solo come hash con salt, mai in una forma che possiamo invertire.
• Accesso alla produzione limitato al personale nominato che ne ha bisogno, con credenziali individuali e autenticazione a più fattori.
• Database applicativi e servizi interni vincolati all'interfaccia locale e irraggiungibili da internet.
• Accessi amministrativi tracciati e aggiornamenti regolari di sistema operativo e dipendenze.

Se una violazione dovesse mettere a rischio i tuoi diritti, la notificheremo al Garante per la protezione dei dati personali entro 72 ore e te lo diremo direttamente senza ingiustificato ritardo.

10I tuoi diritti

In base al GDPR puoi chiederci di:

• Darti accesso ai dati personali che ti riguardano, e una copia di essi.
• Rettificare ciò che è inesatto o incompleto.
• Cancellare i tuoi dati, quando non abbiamo un obbligo prevalente di conservarli.
• Limitare il trattamento mentre si risolve una contestazione su esattezza o liceità.
• Portare i tuoi dati a un altro fornitore in un formato strutturato e leggibile da una macchina.
• Opporti al trattamento fondato sul nostro legittimo interesse, profilazione compresa.
• Revocare il consenso quando vuoi, senza pregiudicare ciò che era lecito prima della revoca.

Scrivi a privacy@talkzen.io e agiremo entro 30 giorni. Non c'è alcun costo, salvo richieste manifestamente infondate o ripetitive.

Se ritieni che ci siamo sbagliati, puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo del luogo in cui vivi. Preferiremmo che lo dicessi prima a noi, ma è un tuo diritto in ogni caso.

11Cookie

Il sito imposta cookie strettamente necessari e voci di archiviazione locale per ricordare la tua lingua e la tua scelta sui cookie. I cookie di analisi e marketing restano spenti finché non li accendi tu, e puoi cambiare idea in qualsiasi momento dal link nel piè di pagina.

L'elenco completo, con nomi e durate, è nella cookie policy.

12Minori

Talkzen è uno strumento di lavoro e non si rivolge ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati di persone sotto i 16 anni. Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati personali, scrivi a privacy@talkzen.io e li cancelleremo.

13Modifiche a questa informativa

Se modifichiamo questa informativa aggiorniamo la data in cima alla pagina. Quando una modifica incide in modo sostanziale sui tuoi diritti, lo comunichiamo via email ai titolari di account almeno 30 giorni prima che abbia effetto, così hai il tempo di opporti o di andartene.

Domande su qualsiasi punto: privacy@talkzen.io, oppure il modulo contatti.